Comité de presupuestos

La administración tiene la responsabilidad de la preparación de los presupuestos individuales; para ello se requiere de una asistencia técnica y objetiva.

Características

El presidente o el director ejecutivo es por lo general quien establece los principios en los que se deberá basar la preparación de los presupuestos.

El comité de presupuestos comúnmente dirige su ejecución a todos los procedimientos presupuestales; se desempeña como un organismo de consulta para el funcionario encargado de los presupuestos.

Entre los miembros de este comité ubicamos al director de presupuestos y a altos ejecutivos o a la llamada “alta gerencia”, que tiene como coordinador principal al Gerente de Finanzas, quien debe colaborar con las jefaturas de áreas, así como asegurar el logro de los objetivos planeados; igualmente, presentará informes de ejecución periódicos.

Todas las personas deben estar involucradas dentro del presupuesto, ya que se deben impulsar en todas las áreas las metas y objetivos que se quieren alcanzar, puesto que son parte del éxito o el fracaso obtenido.

Los presupuestos son valiosos en la medida que sirven de guía; que ayudan a monitorear que lo implantado esté bien hecho y si se están logrando los resultados esperados.

Hay que recordar que mientras no se sepa lo que se quiere, no podrá llevarse a cabo un plan. No hay que olvidar que la planeación debe de ser dinámica, dado que los clientes, proveedores, gobierno y competencia fijan la economía, así como la misma organización.

Con respecto a la periodicidad es conveniente que cada año. La mayoría de las compañías preparan presupuestos anuales, mientras que otras lo hacen en forma semestral o trimestral.

Al término de cada periodo hay una revisión para analizar el comportamiento real con lo planeado, con el fin de que se realicen los ajustes necesarios.

La división del presupuesto puede ser mensual, trimestral o semestral, ya que el presupuesto es un instrumento de control administrativo.

Funciones

Dentro de las funciones que tienen son las siguientes:

- Se encarga de ver todas las necesidades de la empresa.
- Cada uno de los integrantes tiene la obligación de aportar todos los recursos que se necesitan.
- Prepara el presupuesto para el próximo año.
- Analiza y estudia las variaciones o desviaciones, e investiga sus causas
- Formula el presupuesto general, prepara estados pro forma y presupuestados. Coordina y supervisa los presupuestos parciales.
- Aprueba el diseño de las formas que se utilizarán.
- Elabora manuales o instructivos claros, precisos y suficientemente amplios.
- Compara continuamente lo presupuestado con lo realizado; posteriormente hace las correcciones pertinentes.
- Informa oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos, los cambios y variaciones que sufrió el presupuesto de acuerdo al periodo estimado.
- Centra sobre si mismo las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.
- Examina, aprueba y ajusta las estimaciones de gastos departamentales.
-Aprueba o ajusta los presupuestos generales y parciales.
- Presenta los presupuestos para su autorización al Gerente General y éste, posteriormente al Consejo de Administración.

Fuente: Apunte de Presupuestos de la FCA de la UNAM